在余跃平开会宣布政法委将进行机构和职能调整后的下一个周一，市里相继下发了两份文件。第一份是《关于对东海市政治与法律委员会进行机构调整的通知》，文件中除了指出将增设两个办事机构外以及新增设机构的人员编制数以外，同时还指出，由于今后政法委将承担更多的工作，介于目前政法委机关的办事人员力量不足，经市委研究决定，另外再给政法委机关增加十个编制名额，用于除新增设两个办事机构以外的其它科室的人员扩充。第二份文件是《关于加强政法委对政法系统干部队伍管理权限的通知》，文件指出，自文件下发之日起，今后政法系统内部人员的考核、奖惩、调动、录用、升迁等工作将主要由各级政法委负责，在政法委出具具体意见后，组织部门才能进入审核和具体办理环节，没有政法委出具意见的相关人事调动一律无效。
机要科在收到文件后的第一时间，就把文件送到了胡文霆的办公室，胡文霆拿到文件后先把文件的内容看了一遍，然后又拿着文件找到了办公室主任刘亚东，请他批示流转意见，刘亚东在文件处理单上写下“呈送余跃平书记审阅批示”之后，又把文件交到胡文霆手上，并告诉胡文霆将文件呈交余书记，等余书记作好批示后，再按相关批示意见进行办理。
下午上班的时候，余跃平来到了四楼办公室，胡文霆先他泡好了茶水，等余跃平坐下休息了一会之后，胡文霆才把两份文件送进他的办公室，并轻轻地放到余跃平的面前，余跃平拿过文件简单地看了一下两份文件的标题之后，就拿起笔在文件末尾签上了自己的名字，并写上已阅两字，然后是分别在两份文件上作了批示，请江北副书记阅后按相关安排办理，请卫群副书记阅后按相关安排办理。完成这些工作之后，余跃平对胡文霆说道：“你先把文件送到两位书记手中，回来后再到我办公室来一下。”胡文霆点头之后说了声：“好的，书记。”
胡文霆回到自己的办公桌前，先后拨打了两位副书记办公室的电话，向两位副书记的秘书确认他们都在办公室之后，才拿着文件分别交到了两位副书记的手上。回楼办公室后，胡文霆又敲门进了余跃平的办公室，并站在办公桌前等候余跃平的下一个指令。
余跃平在写完手上的一行字后，才抬起头对胡文霆说道：“一会你通知一下明天上午九点在四楼会议室开会，参会人员除了上次开会的所有人之外，另外再加上综治办主任和维稳办主任，这是他们的联系方式。”说完余跃平把刚才写的一张纸条推到了胡文霆的面前，胡文霆拿起纸